Командировочные расходы проживание в гостинице нормы

Содержание статьи:

Командировочные расходы: сумма суточных в 2018 году

Служебная командировка — это поездка работника в другой город по нуждам компании. Работодатель обязан возместить не только стоимость проезда к месту назначения и проживания, но и все другие расходы в рамках фиксированного лимита на один день командировки. Такая выплата называется суточными, и о ее размере и особенностях пойдет речь в этой статье.

По закону всем командированным положены суточные выплаты — это покрытие дополнительных расходов работника, связанных с его нахождением вне постоянного места жительства. Максимальные нормы суточных при командировках в 2018 году по-прежнему регулируются государством и, по сравнению с прошлым годом, не изменились. Рассмотрим, в каких случаях и какую сумму может заплатить работодатель командированному сотруднику без обложения этих выплат налогами.

Законодательные нормы

Обязанность возместить сотруднику в командировке его расходы, связанные с ней, регламентирует ч. 1 статьи 168 Трудового кодекса РФ . Такие расходы делятся на:

  • затраты на проезд к месту назначения и перемещения в чужом городе;
  • затраты на проживание;
  • прочие затраты, компенсируемые в виде фиксированной суммы на день (суточных).

В первых двух случаях возмещаются фактические расходы, которые подтверждены документально. А вот размер суточных является фиксированным и никаких дополнительных документов не требует. Его организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах. Законодательство относит к таким документам утвержденное руководителем компании Положение о командировках, а также учетную политику.

Для того чтобы командированному работнику не пришлось платить с полученных таким образом денежных средств НДФЛ, максимальные нормы командировочных расходов в 2018 году прописаны в статье 217 Налогового кодекса РФ .

Командировочные расходы (суточные) в 2018 году: сумма

Напомним, что, прежде чем отправлять работников в служебные поездки, нужно прописать условия в локальных номративных актах — например, составить Положение о командировках (или включить правила в другой ЛНА).

Максимальные размеры суточных, которые не признаются доходом работника и не облагаются НДФЛ (и с них не высчитываются страховые взносы), зависят от направления командировки:

  • размер суточных в командировке в 2018 году по России — необлагаемая сумма составляет 700 рублей в сутки;
  • в заграничных поездках сумма существенно больше — 2500 рублей в сутки.

Организация-работодатель имеет полное право установить выплаты в большем размере, но с любой суммы превышения необходимо удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ по обычной ставке 13 %. Например, если в фирме предусмотрены командировочные суточные в размере 1500 рублей при внутренних поездках, то при выплате сотруднику бухгалтер вычтет из этой суммы необлагаемый лимит (700 руб.), а оставшуюся часть умножит на 13 %:

(1500 — 700) × 13 % = 104 руб.

Это сумма НДФЛ, которую следует удержать и перечислить в бюджет. На руки командированный получит:

1500 — 104 = 1396 руб.

На уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль или УСН идет вся выплаченная сумма, если ее размер закреплен во внутренних нормативных актах компании. То есть в данном примере на расходы можно отнести всю сумму в 1500 рублей.

Определение продолжительности командировки

Раньше для определения продолжительности поездки (и уточнения дат отъезда и возвращения) использовалось командировочное удостоверение, в котором принимающая сторона проставляла отметки о прибытии и выбытии командированного. После отмены удостоверения в 2015 году стало сложнее определять время и рассчитывать суточные при командировках в 2018 году, нормы и учет приходится осуществлять, анализируя билеты, счета гостиниц или топливные квитанции, если работник ехал к месту назначения на личном транспорте.

Загранкомандировки

Размер суточных в коммерческих организациях устанавливается собственником или руководителем предприятия и указывается в локальных документах — таких как Положение о командировках или Положение об оплате труда.

А вот в бюджетных организациях все строже. Считать командировочные расходы (суточные) в 2018 году в бюджетных учреждениях при поездках сотрудников за границу надо, ориентируясь на Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812. В этом постановлении содержатся нормы суточных при загранкомандировках в 2018 году: таблица включает 193 позиции, покажем только ее часть. А скачать всю таблицу можно в конце статьи.

Порядок выплаты

Сотрудник должен получить компенсацию за все время нахождения в командировке. Компания обязана оплатить таким образом не только рабочие дни, но и все выходные и праздники, если они совпали с этим периодом. При этом расчет заработной платы сотруднику производится в обычном режиме (за выходные и нерабочие праздничные дни в двойном размере). Суточные командировочные платят также за период нахождения работника в пути. Например, если он ехал в поезде из Москвы в Новосибирск три дня, то за эти дни он также выплачиваются суточные. Оплачиваются и дни вынужденного простоя. Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году бюджетникам происходит по тем же правилам.

Для того чтобы произвести выплату, издается приказ о направлении в командировку, в котором может также содержаться распоряжение о начислении сотруднику аванса на поездку. Вернувшись, сотрудник должен будет отчитаться о потраченных деньгах: представить в бухгалтерию авансовый отчет.

Срок командировки может быть подтвержден проездными документами либо служебной запиской, если сотрудник использует личный или служебный автомобиль, чтобы добраться до места назначения и обратно.

Норма суточных командировочных расходов в 2018 году: суточные при однодневной командировке

Хотя законодательство не устанавливает ограничений по максимальному и минимальному сроку служебной поездки, если такая поездка длится всего один день, то компенсация дополнительных расходов человеку не выплачивается. Он может получить только те деньги, которые были фактически истрачены в поездке и на которые есть подтверждающие документы. Фиксированные выплаты (суточные) в этом случае не положены при командировках в пределах страны. При выезде за ее пределы предусмотрена оплата 50 % установленного максимума, т. е. 1250 рублей.

Однако работодатель имеет право провести такую выплату на собственное усмотрение. Правда, если работник предоставил документы на компенсацию проезда и других расходов (например, питания), то такая выплата будет облагаться НДФЛ в полном размере. Если же подтверждающих документов и других компенсаций за однодневную командировку нет, то от НДФЛ все равно освобождается сумма 700 рублей, если сотрудник находился в пределах РФ и 2500 рублей, если он успел побывать за пределами страны. Такую позицию высказал Минфин России в письме от 01.03.2013 № 03-04-07/6189.

Командировочные расходы — 2017: спорные и рискованные

Каждый бухгалтер знает как важно грамотно оформить командировку, заполнить все командировочные документы, проверить правильность учета командировочных расходов в целях налогообложения. Вам помогут рекомендации, а также подборка писем контролирующих органов по теме командировок.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Перечень командировочных затрат, которые принимаются в расходах в целях налога на прибыль в 2017 году, конкретизирован, но он не является закрытым (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Рассмотрим самые «популярные».

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

  • учитываются в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (включая оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс»; проезд в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание)
  • учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т.п.

Подтверждение электронного пассажирского авиабилета :

  • маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе;
  • посадочный талон и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета).

Подтверждение электронного пассажирского Ж /Д билета :

  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Электронный билет подтвердят документы:

  • сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета ,
  • посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Наем жилого помещения в командировке

По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Суточные в командировке

Суточные — дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Ограничения по сумме в законах нет, устанавливается в локальных актах организации. Выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Подробнее про суточные читайте в статье Суточные при командировках в 2016 году: размеры выплат, изменения.

Условиями признания суточных в расходах является подтверждение:

  • производственного характера командировки;
  • продолжительности нахождения работника вне места постоянного жительства согласно (п.7 Положения о служебных командировках)

Определяется на основании:

  1. Проездных документов.
  2. Документов о найме жилого помещения в месте командирования, если работник ездил на личном транспорте и билетов у него нет.
  3. Служебной записки, справки или иного документа принимающей стороны, который подтверждает срок прибытия и убытия командированного работника.
  4. Расчета размера суточных (например, справка бухгалтера), факта получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

​ Важно: Командировочные расходы, связанные с направлением дистанционного работника в служебную командировку, учитываются по налогу на прибыль в общем порядке в силу того, что 25 глава НК РФ не устанавливает зависимости от способа работы сотрудника (Письмо Минфина РФ от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788).

Прочие расходы в командировке

Контролирующие органы не возражают против включения в расходы следующих затрат (условие — компенсация таких расходов установлена в локальном нормативном акте организации и есть распоряжение руководителя организации о возмещении):

  1. Оплаты услуг VIP-зала аэропорта (Письма Минфина РФ от 05.03.2014 № 03-03-10/9545; от 10.09.2013 № 03-03-06/1/37238);
  2. Стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов (Письмо Минфина РФ от 18.10.2011 № 03-03-06/1/672);
  3. Плата за аренду автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018-А27-15)).
  4. Суммы на проезд в такси к месту командировки и обратно, в том числе в аэропорт, на вокзал, а также непосредственно в месте командировки (Письма Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720). В расходах затраты на такси учитываются при условии, что они экономически оправданы (например, ранний приезд/отъезд и т.д.). Подтверждение расходов на такси: чек ККТ или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными в Постановлении Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом».
  5. Оплата проезда во время нахождения в командировке проезда на городском транспорте в черте населенного пункта, но при этом Положение о командировке организации не предусматривает возмещения данных расходов. Однако, по мнению контролирующих органов, такие затраты можно учесть в составе командировочных расходов. Для этого в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации нужно предусмотреть обязанность работодателя возмещать расходы работника на проезд в городском транспорте, если они обусловлены целью командировки (Письма Минфина России от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11246).
  6. Cервисный (комиссионный) сбор организации-посредника, расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/[email protected]).
Ознакомьтесь так же:  Мтс замена сим карты доверенность

Какие затраты рискованно относить на расходы по налогу на прибыль

Первое. Оплата полисов ДМС от несчастных случаев при приобретении авиа — и железнодорожных билетов, которые являются приложением к данным билетам командированным работникам.

Расходы на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте командированных работников также могут быть учтены в качестве командировочных расходов, если коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрено возмещение указанных расходов.

Способ оформления уплаты страховых взносов (на основании отдельного страхового полиса, являющегося приложением к билету, включением сумм взносов в стоимость проездного документа) принципиального значения не имеет. Вместе с тем налоговые органы могут не согласиться с таким способом учета расходов на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль .

Второе. Расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (которые включают в себя расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (Письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Третье. Суточные, выплачиваемые работнику, направленному в длительную командировку (более полугода).

Мнение 1: в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы работников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке (Письма Минфина РФ от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304, УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 № 16-15/[email protected]).

Мнение 2: срок нахождения в командировке определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) и максимальным пределом не ограничен. Следовательно, независимо от длительности нахождения в командировке, работодатель вправе учесть в расходах по налогу на прибыль в части выплат суточных всю сумму, установленную в локальном акте организации (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.09.2015 № Ф05-12177/2015 № А40-167292/2014).

Четвертое. Затраты на проживание командированного сотрудника в месте командирования в арендованной квартире, но расходы документально не подтверждены. Однако, имеется судебная практика, которая в качестве альтернативы разрешает учесть в расходах сумму 700 руб. (по России) или 2 500 руб. (по зарубежным командировкам) (Постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 11.12.2009 № 05АП-5540/2009 по делу № А59-2701/2009; ФАС Северо-Западного округа от 09.02.2007 по делу № А26-5126/2006-28, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.06.2008 по делу № А05-4612/2007).

Пятое. Расходы по оплате стоимости билетов к месту командирования и обратно, если даты поездки не совпадают со сроком командировки. Имеются положительные для налогоплательщика разъяснения контролирующих органов и судебная практика (Письма Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800, от 30.07.2014 № 03-04-06/37503; Постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2), однако налоговые органы вправе высказать претензию и запросить пояснения. В данной ситуации многое будет зависеть от причины и количества дней несоответствия.

Шестое. Организация для выполнения работ привлекла сотрудника контрагента, возместила ему затраты по проезду и иные командировочные затраты. Согласно разъяснению Минфина России (Письмо от 24.09.2015 № 03-03-06/1/54684) возмещение командировочных затрат физлицам, не являющимся работниками компании, не учитываются в расходах по налогу на прибыль в силу того, что поездка стороннего специалиста командировкой не считается.

Зарегистрируйтесь на курс «Налог на прибыль для бухгалтеров». Вы научитесь вести учет доходов без ошибок, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.

Делопроизводство

Оплата гостиницы в командировке

В понятие «командировочные» входит определенный вид расходов, в которые включена и компенсация найма жилого помещения. Допустимые нормы, условия и перечень сопровождающих документов регламентированы в законодательных актах Правительства и письмах Минфина Российской Федерации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Что говорит закон?

Трудовой кодекс РФ гласит, что в производственную деятельность командировочного входят следующие обязанности:

  • своевременное прибытие на место назначения;
  • результативное выполнение командировочного задания;
  • отъезд в назначенное время;
  • предоставление авансового отчета по возвращению на постоянное место работы.

Нормативная база

Еще совсем недавно гостиничные счета относились к документам строгой отчетности.

Оформленные бланки по форме № 3-Г однозначно подтверждали оказание услуг по предоставлению жилых помещений в установленный период.

В настоящее время согласно Постановлению Правительства России № 359 от 06.05.2008 г. предприятия гостиничного сервиса вправе индивидуально разрабатывать формы документов, фактически подтверждающие проживание гостей.

В Положение о командировках предприятия включают следующие вопросы:

  • последовательность процедуры, возмещающей расходы по командировке;
  • границы размеров компенсирования затрат;
  • регламент, определяющий функции сотрудника и администрации фирмы;
  • перечень документов, прилагаемых к авансовому отчету по командировке;
  • нормы командировочных затрат, которые разрешены на предприятии.

Где можно останавливаться?

Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания:

  • гостиничный номер;
  • служебные квартиры;
  • самостоятельная аренда комнаты;
  • проживание у родственников.

Выбор места расположения зависит от объективных и субъективных причин и носит чисто индивидуальный характер.

Гостиничный номер

Занимая необходимый номер, командировочные вправе пользоваться всем спектром бытовых и коммунальных услуг, предлагаемых сервисом отеля.

Служебные квартиры

Наличие жилой площади, числящейся на балансе организаций, которые вынуждены постоянно приглашать специалистов со стороны, экономически обосновано.

Кроме того, командированным сотрудникам (например, преподавателям высших учебных заведений) гораздо комфортнее и удобнее существовать в жилищных условиях, максимально приближенным к домашним.

Если принимающая сторона располагает служебными или арендованными квартирами, то вопрос проживания в гостинице не возникает.

У родственников

Многие командировочные предпочитают останавливаться у родных и близких.

В этом случае, положительно решаются два вопроса:

  • оптимальное решение бытовых проблем,
  • близкое общение с родственниками, с которыми не очень часто встречаются.

Как оформляется командировка за счет принимающей стороны? Узнайте здесь.

Какие документы потребует работодатель?

Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.

Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.

Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.

Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:

  • уставные и банковские реквизиты отеля;
  • паспортные данные проживающего;
  • размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
  • срок пребывания;
  • печать и подпись руководителя гостиницы.

Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.

Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.

С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.

Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.

В общем виде документы для оформления представлены в таблице:

В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.

И если документ составлен согласно правилам бухгалтерского учета, налоговые органы обязаны принимать их во внимание.

Оплата проживания в командировке в 2019 году

Согласно счета на оплату гостиничного номера, расходы по найму жилого помещения принимаются к возмещению полностью.

В Налоговом Кодексе не содержится ограничений по оплате расходов на проживание.

Нормы, условия, лимиты

При проверке налоговые органы могут заинтересоваться расходами на компенсирование стоимости гостиничного номера особой комфортабельности.

Чтобы подобных спорных вопросов не возникало, необходимо в Положении о командировке отдельно прописать какими условиями в гостинице могут пользоваться:

  • простые сотрудники;
  • административно-управленческий персонал предприятия.

Счета за командировочные расходы на жилье рядовых сотрудников, выписанные на сумму сверх положенной нормы, согласно Положению о командировках на предприятии, принимаются к бухгалтерскому учету в полном размере.

В налоговом учете отражаются расходы в пределах нормы.

Пример:

Маркетолог В.И.Иванов был направлен в командировку сроком на три дня, целью которой было заключение договора поставки производственного оборудования. К авансовому отчету по командировке Иванов В.И. приложил документы на оплату гостиничного номера «Люкс» в размере 5600 руб. в сутки. При этом, согласно Положению о командировках, штатные сотрудники среднего звена могут проживать в отелях, стоимость которых не должна превышать 3500 руб. в сутки.

После утверждения авансового отчета сотруднику была возмещена стоимость проживания в размере 16 800 руб.: 5 600 руб/сут.* 3 дня = 16 800 руб.

Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:

  • 3 500 руб/сут * 3 дня = 10500 руб. — максимально разрешенный размер расходов на проживание;
  • 16 800 – 10500 = 6 300 руб. — налогооблагаемая база для расчета НДФЛ и страховых взносов;
  • 6 300 * 13% = 819 руб. — начислен НДФЛ;
  • 6 300 * 22% = 1 386 руб. — страховые взносы ПФР;
  • 6 300 * 5,1% = 321,30 руб. — страховые взносы ФФОМС;
  • 6 300 * 2,9 % = 182,70 руб. — страховые взносы ФСС;
  • 6 300 * 0,7 % = 44,10 руб. — страховые взносы от несчастных случаев на производстве.
Ознакомьтесь так же:  Как сделать перерасчет счёт

Нужно ли оформлять командировку на 4 часа? Узнайте тут.

Для чего нужна служебная записка на командировку? Смотрите здесь.

Бухгалтерский учет характеризует командировочные затраты как от обычных видов деятельности.

Налоговый учет относит их в группу прочих расходов, при этом они должны быть экономически обоснованными.

Принятые к учету «квартирные» снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.
НДС, указанный отдельной строкой в гостиничном счете, правомерно принимается к вычету при расчете налога.

Если есть подтверждающие документы

Если к авансовому отчету приложен весь комплект документов, подтверждающих правомерность проживания, командировочные компенсируются в полном размере без каких-либо ограничений.

Компенсация без подтверждающих документов

Утерянный гостиничный счет не может быть приложен к авансовому отчету по командировке.

Специалисты экономических служб должны подробно ответить на вопрос работника: «Как оплатить без документов?».

Без квитанции организация вправе произвести возмещение проживания командированному сотруднику за счет чистой прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Но уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль на величину компенсируемых сумм без подтверждения проживания фирма не в праве.

Кроме того, на сумму компенсации необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы.

Нюансы расчетов в бюджетной организации

Учреждения бюджетного направления, в основном, имеют некоммерческий характер производственной деятельности и финансируются из бюджетов различного уровня.

Поэтому в приказе на предстоящую командировку сотрудника в бюджетном учреждении, необходимо отметить источник финансирования поездки. В остальном контроль оплаты проживания в командировке в бюджетной организации не отличается от постановки учета в коммерческих фирмах.

В Налоговом Кодексе РФ не отражены границы возмещения командировочных расходов по найму жилого помещения.

Поэтому данная группа затрат, необходимая для улучшения условий проживания командированных сотрудников, полностью компенсируется организацией.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
    • Регионы — 8 (800) 333-88-93

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Проживание в гостинице без ночевки

Материал для подписчиков издания «ЭЖ Вопрос-ответ». Для оформления подписки на электронную версию издания перейдите по ссылке.

Журнал для практикующих бухгалтеров, финансовых работников, аудиторов, налоговых консультантов и руководителей, интересующихся проблемами налогообложения.

Журнал составлен в диалоговом режиме, на основе ответов на вопросы читателей. На ваши вопросы отвечают ведущие эксперты ЭЖ, специалисты ФНС и Минфина России, консультанты известных аудиторских фирм.

Периодичность выхода: 1 раз в месяц. Объем: 80 полос.

Оплата проживания в командировке

Руководство организации обязуется не только сохранять за командированным сотрудником его рабочее место, возмещать затраты на проезд и выполнение служебных поручений, но и в полной мере компенсировать проживание в гостинице, отеле, съёмной квартире. При этом, как и в случае с любыми другими расходами, сотрудник обязан предоставить документы на проживание в командировке, оформленные в надлежащем порядке.

Основные правила

Возмещение проживания в командировке производится по установленным правилам. Первое и основное: расходы на временное жилье в служебной поездке должны возмещаться за счет бюджета работодателя. Лимиты и порядок выдачи компенсации определяются внутренними правилами, закрепленными в локальных актах организации.

В общем виде порядок компенсации проживания командированного сотрудника можно представить так:

  1. Оформление и подписание приказа о направлении в командировку. Этот документ подписывает работодатель, после чего с ним знакомится сотрудник. Приказ – документ, подтверждающий действие работника в интересах компании, а не для реализации личных целей.
  2. Отказать командированному работнику в оплате проживания во время служебной поездки при наличии приказа и подтверждающих документов нельзя. Вне зависимости от типа организации компенсация производится согласно локальным актам.
  3. Оплата проживания в командировке предполагает наличие у работника документации, подтверждающей факт проживания в отеле или гостинице. Это могут быть справки, квитанции, счета с указанием даты заезда и выезда, стоимостью проживания.
  4. Руководитель компании может устанавливать лимиты средств для возмещения проживания. В бюджетных фирмах такие пределы устанавливаются с целью экономии государственных средств.

Согласно предоставленным счетам или квитанциям на оплату номера, расходы принимаются к возмещению в полной сумме. В НК РФ не установлены ограничения по лимиту расходов на поездку. Однако при очередной проверке у налоговых органов может возникнуть интерес относительно компенсации проживания в отелях с повышенным комфортом. Чтобы избежать споров и штрафов, следует подробно прописать в локальных актах (например, в Положении о командировке) условия проживания сотрудников разных отделов и должностей.

Варианты проживания в командировке

Выбор места проживания определяется территориальным удобством, бюджетом и другими индивидуальными причинами. Варианты: гостиница, отель, служебная квартира или ее часть, посуточная аренда квартиры или комнаты у сторонних арендодателей, проживание у знакомых или родственников сотрудника.

Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания. Это может быть питание, уборка номера, парковка.

Некоторые организации на постоянной основе снимают квартиры или оформляют их в собственность. Служебное жилье также может служить местом временной остановки сотрудника при выполнении служебных заданий в другом городе.

Если в населенном пункте, в который отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае (при условии, что сотрудник проживает бесплатно), компенсировать проживание не нужно.

Если речь идет о временной аренде квартиры или комнаты, возникает вопрос: какая документация необходима для подтверждения расходов? Во-первых, потребуется соглашение между работодателем и сотрудником о данном способе проживания. Во-вторых, следует заключить договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты за проживание на период аренды.

Специфика расходов на проживание в командировках бюджетных работников

С целью экономии средств бюджетные организации в обязательном порядке устанавливают нормы затрат на проживание своих сотрудников, направленных в служебную поездку. Чаще всего лимит определяется размером суточных: обычно их сумма не превышает 2000 рублей.

Чтобы отчитаться по расходам на проживание, сотрудник должен предоставить справку из гостиницы и кассовый чек. Этот набор документов является доказательством затрат. Справка должна содержать обязательные реквизиты: номер, дату оформления, наименование организации, услуги, а также подпись и печать. Чек распечатывается автоматизированной системой и содержит номер и сумму.

Документы сотрудник передает в бухгалтерию. Расходы компенсируются отдельной выплатой после получения отчета о проживании в командировке, включаются в заработную плату или выплачиваются в качестве аванса перед служебной поездкой.

О нормах выплат

В Письме Минфина от 5 декабря 2011 года сказано, что в сумму расходов по найму жилья, компенсируемую работодателем, входит оплата недвижимости и коммунальные платежи (если речь идет об аренде квартиры). Если документального подтверждения затрат нет, то НДФЛ не начисляется на расходы в размере 700 рублей в сутки при поездке по России, 2500 рублей в сутки при заграничных командировках.

При наличии документов, подтверждающих проживание сотрудников в командировке, компенсация производится в рамках лимитов, установленных в конкретной компании. Лимит возмещения зависит от многих факторов: территориальное расположение, средняя стоимость жилья или номера в регионе, должность командированного сотрудника. В среднем, суточная норма расходов составляет 1500-3400 рублей.

Однако не стоит забывать о налоге на прибыль. Возмещение аренды жилья или номера к доходам не относится, поэтому НК установил ограничение, по которому налог на доход не начисляется, если расходы на проживание не превышают суточной нормы 3500 рублей. Если стоимость проживания в командировке превысила эту сумму, с нее будет удерживаться НДФЛ в размере 13%.

Компенсация без подтверждения документами

Если документы на проживание утеряны или сотрудник по иным причинам не предоставил их в бухгалтерию, решение о компенсации принимает руководитель организации. Если затраты решили возмещать, бухгалтеру придется искать иные причины для выплаты средств работнику, так как без документов налоговые органы могут взыскать с них налог на прибыль.

Отсутствие подтверждающих затраты документов ставит бухгалтерию организации в затруднительное положение. Поэтому во избежание подобных ситуаций некоторые организации выплачивают суточные на проживание в командировке только после подтверждения сотрудником факта расходов.

Более продвинутые компании используют специализированные бизнес-инструменты, которые позволяют сразу сохранять все оправдательные документы прямо у себя в мобильном. Вам нужно просто сфотографировать чек и прикрепить его к авансовому отчету в облачном приложении.

Расчет, учет и выплата командировочных расходов в 2018 году

C 2017 года действует новый порядок оформления командировочных затрат.

Важно! Работодатель может направить в командировку только штатных работников. Сотрудникам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, подобные выездные задания он давать не вправе.

Cлужебное задание на командировку (образец)

Авансовый отчет для предоставления сотруднику компенсации командировочных расходов

Основной перечень командировочных расходов в 2018 году

Расходы на проезд

Командировочные расходы на проезд до места командировки и на обратную дорогу:

  • учитываются в сумме, указанной в коллективном договоре или локальном нормативном акте (включая оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс»; проезд в вагонах повышенной комфортности с платным сервисом).
  • учитывается полная цена билетов на проезд вместе со стоимостью проезда, сервисными сборами, платой за использование постельных принадлежностей и т. д.

Электронный пассажирский авиабилет подтверждают:

  • маршрутная квитанция электронного документа (авиабилета) на бумаге;
  • посадочный талон и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета).

Электронный пассажирский ж/д билет подтверждает:

  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) выписка из АСУ пассажирскими перевозками на ж/д транспорте).

Электронный билет может быть подтвержден:

  • сформированной автоматизированной информационной системой оформления авиаперевозок маршрутной квитанцией электронного документа (авиабилета) на бумаге, где указана цена перелета;
  • посадочным талоном, который подтверждает перелет сотрудника по маршруту, обозначенному в электронном авиабилете, и (или) электронным контрольным купоном электронного проездного документа (билета) (выпиской из АСУ пассажирскими перевозками на ж/д транспорте), полученным по информационно-телекоммуникационной сети.

Наем жилого помещения

Здесь речь идет о возмещении командировочных расходов, которые работник понес на оплату услуг отелей или гостиниц (исключение составляют расходы на посещение баров и ресторанов, услуги по обслуживанию в номерах, затраты на посещение рекреационно-оздоровительных объектов).

Суточные

Суточными называют дополнительные расходы на проживание вне постоянного места жительства. В законе нет ограничений по поводу размера такого рода затрат, однако их сумма может быть установлена внутренними актами компании. Суточные сотруднику выдают за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни пребывания в дороге, включая периоды вынужденных остановок в пути.

Чтобы суточные были признаны в командировочных расходах, необходимо подтвердить:

  • производственный характер командировки;
  • продолжительность пребывания сотрудника вне его постоянного места проживания на основании пункта 7 Положения о служебных командировках.

Для определения суточных используют:

  • проездные документы;
  • документы о найме жилого помещения в месте командирования, если сотрудник передвигался на личном транспорте и билетами он не располагает;
  • служебную записку, справку или иной документ принимающей стороны, подтверждающий время приезда и отъезда;
  • расчет суммы суточных (к примеру, справку бухгалтерии), факт получения сотрудником финансовых средств (расходный кассовый ордер). То есть работник должен не только получить командировочные расходы, но и подтвердить это.
Ознакомьтесь так же:  Требования к основанию фундамента

Обратите внимание! Учет командировочных расходов, связанных с отправкой дистанционного сотрудника в служебную командировку, ведется по налогу на прибыль на общих основаниях, поскольку в главе 25 Налогового кодекса ничего не сказано о взаимосвязи со способом работы специалиста.

Иные расходы

Органы контроля ничего не имеют против того, чтобы в командировочные расходы включали следующие затраты (при условии, что их компенсацию предусматривает локальный нормативный акт предприятия, а также при наличии соответствующего распоряжения руководства):

  • возмещение командировочных расходов на оплату ВИП-зала аэропорта;
  • затраты на бронирование номера в гостинице, оплату заказа и возврата билетов;
  • расходы на аренду авто для начальника в период его пребывания в командировке;
  • затраты на проезд в такси к месту командировки и обратно, включая дорогу в аэропорт, на вокзал и непосредственно в месте пребывания. Стоимость услуг такси учитывается в командировочных лишь в том случае, если данные затраты оправданы с экономической точки зрения (к примеру, сотруднику нужно рано/поздно прибыть в аэропорт);
  • расходы на такси подтверждаются чеком ККТ или квитанцией в форме бланка строгой отчетности, на котором указаны реквизиты, предусмотренные Постановлением Правительства от 14 февраля 2009 года № 112;
  • расходы на проезд в период пребывания в командировке на городском транспорте в пределах города/поселка или пункта иного вида. Отметим, в Положении о командировке организации компенсация таких затрат не предусмотрена. При этом органы контроля считают, что подобные издержки должны быть засчитаны как командировочные расходы. Поэтому в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте предприятия необходимо предусмотреть, что работодатель обязан компенсировать затраты сотрудника на передвижение на общественном транспорте, если оно связано с целями командировки;
  • сервисный (комиссионный) сбор предприятия-посредника, затраты на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иной аналогичной документации.

Что не всегда возможно списать на командировочные расходы сотрудников

Некоторые затраты далеко не всегда можно отнести к командировочным расходам. Это касается следующих пунктов:

Оплата полисов ДМС от несчастных случаев при покупке авиа и ж/д билетов, которые выступают в качестве приложений к этим билетам командированных сотрудников.

Если в локальном нормативном акте или коллективном договоре предусмотрена компенсация таких затрат, они могут быть отнесены к командировочным расходам. Как оформляются взносы на страхование (как отдельный страховой полис – приложение к ж/д или авиабилету или включаются в цену документа на проезд), не принципиально важно. Но стоит заметить, налоговая инспекция может не согласиться с таким методом учета затрат на добровольное страхование от несчастных случаев на авиа и ж/д транспорте, когда будете исчислять налоговую базу по налогу на прибыль.

Оплата ГСМ сотруднику, изъявившему желание поехать в командировку на личном авто.

Затраты сотрудника, связанные с дорогой до места командировки и в обратном направлении на личном авто (включающие в себя расходы на ГСМ), которые организации компенсируют для целей налогообложения, можно учесть лишь в пределах норм, установленных Постановлением Правительства от 8 февраля 2002 года № 92.

Суточные, которые компания выплачивает сотруднику, отправившемуся в продолжительную командировку (свыше шести месяцев).

Если свое основное рабочее время сотрудник будет проводить в другой стране и там же выполнять свои служебные обязанности, предусмотренные трудовым договором, считается, что по факту он работает в другом государстве. Соответственно, такие сотрудники не признаются командированными.

При этом руководитель на свое усмотрение определяет период командировочной поездки, учитывая объем, сложность и иные особенности служебного задания. Максимального предела в данном случае не существует. То есть вне зависимости от срока командировки руководитель имеет право учесть в расходах по налогу на прибыль в части выплат суточных всю сумму, обозначенную в локальном акте предприятия. Но мы не советуем идти на подобный риск.

Расходы на проживание работника на территории, куда компания отправила его в командировку, в арендованном жилье. При этом нет документального подтверждения таких трат.

Но есть судебная практика, разрешающая учет как альтернативу в расходах суммы 700 рублей (по России) или 2500 рублей (по командировкам за рубеж).

Затраты на покупку билетов к месту командировки и в обратном направлении, если даты этих документов и сроки деловой поездки разнятся.

Существуют пояснения органов контроля, а также благоприятные для налогоплательщика примеры из судебной практики. Но у налоговых органов есть право предъявить претензии и потребовать пояснений. Здесь многое будет определяться причиной и количеством дней несоответствия.

Компания обратилась к сотруднику-контрагенту, тот выполнил работы, после чего фирма возместила ему затраченные средства на проезд и другие командировочные расходы.

В письме Минфина России от 24 сентября 2015 года № 03-03-06/1/54684 четко сказано, что компания не может возмещать командировочные расходы физическим лицам, не состоящим в ее штате. Такие затраты не учитываются в расходах по налогу на прибыль, поскольку поездка привлеченного извне сотрудника – не командировка.

Обязательно к прочтению!

Нормы командировочных расходов на 2018 год

В Трудовом кодексе прописаны правила, в соответствии с которыми организации должны выплачивать своим сотрудникам средства на командировочные расходы. Эти нормы и любые изменения в них должен четко знать бухгалтер, чтобы правильно учитывать командировочные расходы. Любой работодатель обязан возмещать в определенном объеме своим подчиненным средства, предусмотренные для командировок законодательством.

При этом предприятие имеет право на выдачу суточных в той сумме, которую установит на свое усмотрение и отразит это в локальном нормативном акте, например в Положении о командировках (Положение, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749).

Однако, невзирая на то что работодатели определяют сумму суточных на свое усмотрение, в 2018 году они должны соблюдать законодательно установленные лимиты. Такие ограничения необходимы, чтобы рассчитывать налог и взносы на страхование.

Компания не может удерживать НДФЛ и страховые взносы с суммы, размер которой не больше:

  • 700 рублей в сутки для командировок по России;
  • 2500 рублей в сутки для командировок за границу.

Как и когда производится оплата командировочных расходов

Если компания хочет направить сотрудника в командировку, то составляет соответствующий приказ.

В документе прописывают, в течение какого времени сотрудник должен находиться в командировке, куда именно его отправляют и зачем. Также составляют сопутствующую документацию в виде служебного задания, где более детально указывают цели деловой поездки, стадии взаимодействия с потенциальными покупателями, партнерами или иными лицами.

Итак, организация издает приказ и служебное задание. После этого работнику выдают авансовую сумму, которую он может тратить в период пребывания в деловой поездке. То есть фирма в любом случае обязана оплатить командировочные расходы своему сотруднику.

Когда выдают аванс на командировочные расходы – до или после деловой поездки?

Когда сотрудника направляют в командировку, ему выдают сумму, предназначенную для оплаты проезда, аренды временного жилья и иных затрат на проживание (суточные). Окончательно с работником рассчитываются, когда он возвращается из деловой поездки. Сотрудник составляет авансовый отчет – командировочные расходы в данном документе он перечисляет в полном объеме.

Если аванс, выданный до деловой поездки, не компенсирует все командировочные расходы, компания выплачивает сотруднику оставшиеся средства. Однако делает это она лишь после того, как начальник предприятия или иное уполномоченное лицо утверждает авансовый отчет. Такая схема обусловлена тем, что некоторые затраты не всегда связаны с целями компании и являются коммерчески нецелесообразными. Допустим, работник, пребывая в деловой поездке, посетил бар и отдохнул там на приличную сумму, после чего сопроводил свой авансовый отчет чеком из данного заведения. Начальник вправе счесть эти расходы нецелесообразными с экономической точки зрения. Соответственно, их работнику не компенсируют.

Как выдавать командировочные расходы – из кассы компании или переводить сотруднику на банковскую карту?

И первый, и второй вариант приемлем.

При выплате средств из кассы компания делает отметку, что это командировочные расходы. Вдобавок расходно-кассовый ордер сопровождается заявлением сотрудника с просьбой о выдаче ему денежных средств. Это правило вступило в силу в 2012 году.

Образец заявления на возмещение командировочных расходов есть в Интернете, и вы всегда можете с ним ознакомиться.

Если эти деньги компания переводит на личную карту работника, то указывает, что это средства на деловую поездку или суточные – всё зависит от формулировки цели в командировочном удостоверении.

Как дальше оформляется выплата командировочных расходов

После того как выдача денег на командировочные расходы завершена и все необходимые документы оформлены, компания вручает сотруднику командировочное удостоверение. Затем кадровый отдел, бухгалтерия или секретарь организации ставит штемпель с датой, местом выезда в командировку. Там же расписывается лицо, подтверждающее, что сотрудник отправился в поездку от своего предприятия.

Число, которым заполняют графы по убытию на оборотной стороне командировочного удостоверения – это дата, когда работник доставлен в место назначения. После того как он приехал в требуемое место, бухгалтер, секретарь или иное лицо, у которого есть штемпель предприятия, проставляет отметку о прибытии.

Случается так, что специалист отправляется в один населенный пункт, но чтобы решить те или иные рабочие задачи, посещает и другие места. В подобных ситуациях в командировочном удостоверении (на обратной стороне) обозначают все пункты, в которых побывал человек, откуда он уезжает. Это необходимо для того, чтобы командировочные расходы в конечном итоге можно было без проблем обосновать.

Заключительная стадия заполнения обратной стороны наступает по возвращении сотрудника к себе на предприятие. Кадровая служба делает отметку о том, что он прибыл в компанию. Это финальный этап заполнения обратной стороны удостоверения.

Отметим, что у сотрудника есть три рабочих дня по возвращении из деловой поездки на предоставление авансового отчета обо всех понесенных затратах.

Авансовым отчетом называют документ, к которому подшивают всю первичную документацию, подтверждающую командировочные затраты.

В титульный лист вписывают:

  • Ф. И. О. сотрудника,
  • подразделение,
  • дату авансового отчета.

На обратной стороне отчета сотрудник обозначает:

  • названия всей первичной документации или наименования затрат,
  • сумму, указанную в документации,
  • общую сумму командировочных расходов,
  • и расписывается в отчете.

Работник заполняет обратную сторону и передает отчет бухгалтерской службе. Ее специалист в нижней части документа заполняет корешок, прописывая в нем следующую информацию: кем предоставлен и кем принят отчет, а также номер. Корешок с этими данными отрывают и передают работнику как подтверждение сдачи авансового отчета.

Как рассчитать командировочные расходы и суточные в 2018 году

Расчет суточных в командировочных расходах производится следующим образом: сумму дневных затрат умножают на число дней деловой поездки, учитывая дорогу.

Приведем пример: ООО «Успех» направляет сотрудника в корпоративную поездку на самолете в период с 03.04.2017 по 05.04.2017. Можно ошибочно предположить, что командировка длится три дня. Но это неверно, так как в ходе расчета суточных следует учитывать и время на дорогу.

Время в пути

Числовое выражение времени в пути