Командировка приказ образец беларусь

Помощь: Оформление приказа о направлении в служебную командировку

ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА О НАПРАВЛЕНИИ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ

В соответствии со ст.91 Трудового кодекса РБ (далее — ТК) служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Условия, порядок и размеры возмещения расходов при командировках в пределах Республики Беларусь регулируются Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее — Инструкция № 35).

Направление работника в командировку за границу регулируется Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 55 (далее — Положение № 55).

Направление работника в командировку в пределах Республики Беларусь и за границу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы (ст.93 ТК).

Форма командировочного удостоверения при направлении в служебную командировку одного работника либо группы (коллектива) работников приведена в приложениях 1 и 2 к Инструкции № 35.

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в Журнале учета работников, выбывающих в командировки, форма которого приведена в приложении 3 к Инструкции № 35. Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журнала регистрации.

Помимо издания приказа при направлении работника в командировку за границу руководитель дополнительно устанавливает задание по командировке, в котором указывается цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, а в случае заключения договора (контракта) — предмет договора, условия поставки, форма и вид платежа. Задание должно быть подписано руководителем и командированным работником.

В случае если командирование за границу осуществляется на основании приглашения зарубежной организации, направление работников в командировку за границу производится на основании приказа с обязательной ссылкой на приглашение.

Согласно п.52 Положения № 55 наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и обеспечивать их сохранность.

Оформление приказа о командировании может происходить на основании докладной записки о командировании, которая оформляется на имя руководителя организации. Составляет докладную записку непосредственно руководитель того работника, который командируется. В докладной записке указывается продолжительность, сроки командировки, место назначения, а также обосновывается ее необходимость.

На основании докладной записки оформляется приказ о командировании. В тексте приказа обязательно должны присутствовать следующие элементы: наименование организации и город, в который работник командируется; количество дней, срок и цели командировки. Сама структура текста может варьироваться в зависимости от количества работников, которые командируются.

Например, если командируется один сотрудник, то констатирующая часть может отсутствовать, а цель командировки указываться в распорядительной части. Однако допускается выносить ее и в констатирующую часть.

Если командируемых несколько, то цель командировки рекомендуется выносить в констатирующую часть. Если же цели командирования у работников разные, то они будут указываться в распорядительной части.

Примерная форма приказа о командировании работников представлена ниже.

Рассылка новостей журнала «Отдел кадров»

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.

Подписка на журнал

№ 4, апрель 2008

Другие
наши издания

Рубрики в номере

Оформление командировок на основе унифицированных форм

Рубрика «Командировки»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

В подсистему «Документация по оформлению командировок» Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)[1] включены следующие унифицированные формы:

докладная записка о командировании;

приказ о командировании;

распоряжение о командировании.

Унифицированная форма докладной записки о командировании

Код по ОКУД 0227230001

Наименование структурного подразделения Наименование должности, фамилия и

инициалы руководителя организации

обоснование необходимости и цель командировки

Прошу командировать ______________________________________________________________

наименование структурного подразделения

фамилия, имя, отчество работника

на _________________________ с __________________________ по ___________________________.

Оплата командировочных расходов за счет __________________________________________.

подразделения Подпись Расшифровка подписи

Пример оформления докладной записки о командировании

Отдел сбыта Директору ОАО «Черметобработка»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Сапунову В.И.

Согласно договору с Обществом с ограниченной ответственностью «Онион» (г. Москва, Российская Федерация) от 14.06.2007 № 44/112 ОАО «Черметобработка» исполняет обязанности по послепродажному обслуживанию поставляемой на реализацию в г. Москву продукции.

В последний месяц участились случаи выявления дефектов в поставляемой продукции, соответствующие претензии неоднократно направлялись ООО «Онион» в адрес ОАО «Чермет­обработка». Несвоевременное выявление причин возникновения дефектов может привести к расторжению указанного выше договора и последующей потере рынка сбыта выпускаемой ОАО «Черметобработка» продукции.

Прошу командировать ведущего специалиста по послепродажному обслуживанию отдела сбыта М.А.Тарналицкого в г. Москву (Российская Федерация) на 5 дней с 18.02.2008 по 22.02.2008 для анализа причин возникновения дефектов поставляемой на реализацию продукции и отбора образцов продукции для последующего направления на независимую экспертизу.

Оплата командировочных расходов за счет средств ОАО «Черметобработка».

Приложение: 1. Задание на служебную командировку на 2 л. в 1 экз.

2. Расчет финансовых средств по командировке на 1 л. в 1 экз.

Начальник отдела Подпись Т.П.Груздева

Примечание:

1. Докладная записка является одним из документов — оснований для издания приказа (распоряжения, иного правового акта) о командировании.

Докладная записка — это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка о командировании — одна из разновидностей докладных записок. Докладные записки могут иметь различное функциональное назначение и составляться как по вопросам основной деятельности, так и по личному составу (о переводе на другую работу, о поощрении, о нарушении трудовой дисциплины).

2. Необходимость составления докладной записки с предложением о командировании нормативно закреплена в Положении о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Положение). Пунктом 7 данного документа установлено, что предложение о направлении в командировку должно быть оформлено в виде письма или докладной (служебной) записки. Учитывая функциональное назначение указанных видов документов, наиболее соответствующим целям и задачам инициативного документа о необходимости командирования является именно докладная записка, форма которой унифицирована и включена в УСОРД.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы направления работников в служебные командировки в пределах Республики Беларусь, не предусматривают обязательного составления докладной записки о командировании. Вместе с тем внесение соответствующего предложения руководителю организации или иному лицу, уполномоченному принимать решение о направлении работников в служебные командировки, следует также оформлять в виде докладной записки.

3. Докладная записка о командировании должна содержать сведения о государстве и сроках командирования, о цели и основании командирования, обоснование целесообразности командирования (включая ожидаемые результаты), предложения по кандидатурам командируемых работников, руководителя группы, информацию об источнике финансирования служебной командировки.

Ознакомьтесь так же:  Приказ о взимании платы с грузовиков

4. К докладной записке о командировании должны прилагаться следующие документы:

проект решения о направлении в служебную командировку за границу;

задание на указанную командировку за границу;

расчет финансовых средств по этой командировке;

список членов группы, в составе которой направляется должностное лицо.

Приложение к докладной записке проекта решения о направлении в служебную командировку за границу необходимо лишь в тех случаях, когда соответствующее решение принимается вышестоящим органом.

Наличие приложений к докладной записке отражается в отметке о наличии приложений, оформляемой ниже текста перед подписью.

5. В приведенном выше примере текст докладной записки построен в виде связного текста. УСОРД является методическим документом, поэтому содержание (текст) унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости и установленных норм права в соответствующей области. Например, в организации может быть разработана типовая форма докладной записки о командировании с применением такой формы представления текста, как анкета.

Приведем пример оформления текста докладной записки, представленного в форме анкеты:

Срок командировки _______________________________________________________

Цель и основание командировки ____________________________________________

Обоснование целесообразности командирования ____________________________

Кандидатуры командируемых работников ___________________________________

Источник финансирования _________________________________________________

6. При подготовке и оформлении докладной записки следует руководствоваться требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004[2], Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь[3]. Указанными документами установлен перечень реквизитов, применяемых при подготовке докладной записки, а также определены требования к их оформлению и месторасположению на документе.

7. Так как докладная записка является документом, послужившим основанием для издания приказа (иного распорядительного документа) по личному составу, для нее установлен срок хранения 3 года (п. 224 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально­техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения[4]).

Унифицированная форма приказа о командировании

Приказ о командировке

Порядок, регламентирующий деловые поездки, изложен в Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Приказ, или унифицированная форма Т-9, является основным документом учета направления работников в командировки. Скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2018 года) можно по ссылке ниже.

Бланк унифицированной формы Т-9

Основание для издания приказа о направлении работника в командировку

Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), а также четко и понятно определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.

Необходимо отметить, что в настоящее время Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания.

Бланк служебного задания (форма Т-10а)

Алгоритм заполнения формы Т-9

Заполняем «шапку» документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.

Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.

Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.

Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.

Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, а также соответствующие даты, которые можно взять из служебного задания или из проездных билетов.

Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.

Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).

Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили это приказ.

После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.

После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.

Образец заполненного приказа о командировании сотрудника

Командировка директора

Директор может отправить в служебную поездку самого себя, так же используя стандартную форму бланка Т-9, то есть вполне можно использовать стандартный образец заполнения приказа о командировке сотрудника 2018.

Однако на время отсутствия директора его обязанности кто-то должен исполнять, поэтому вдобавок к стандартной форме Т-9 издается распоряжение в свободной форме о временном возложении обязанностей директора на конкретное лицо.

Образец распоряжения о временном исполнении обязанностей директора

Если директор часто ездит в командировки или по другим причинам регулярно отсутствует на своем рабочем месте, целесообразно издать один локальный нормативный акт, в тексте которого будет написано, что на период временного отсутствия директора (без указания причин) его обязанности исполняет, например, его заместитель или любое другое лицо.

Образец приказа

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

________________________
Наименование организации
(предприятия)

ПРИКАЗ
_______ N _________
___________________
(место издания)
О КОМАНДИРОВАНИИ

В связи с _____________________________________________________
(основание)
____________________________________________________________________

1. Командировать ____________________________________________,
Ф.И.О.
____________________________________________________________________
(наименование должности)
___________________________________________________________________,
(наименование структурного подразделения)
в ______________________________________________ с _________________

по __________________ на ____ дня(ей)).

Руководитель организации _________ _______________________
(предприятия) (подпись) (расшифровка подписи)

Командировка: подробный разбор

Подписка на журнал

Что такое командировка, что не считается командировкой и кого нельзя отправить в командировку?

Командировка — поездка работника (в том числе совместителя) по распоряжению директора на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Командировки делятся по срокам на:

  1. по Республике Беларусь;
  2. заграничные.

Не считаются командировками:

  1. поездки по работе, носящей разъездной либо подвижной характер (курьер);
  2. поездки в пределах населенного пункта, где располагается наниматель;
  3. поездки лиц, работающих на основании гражданско-правовых договоров, в том числе договора подряда.

Нельзя направить в служебную командировку ни при каких обстоятельствах:

  1. беременных женщин (ч. 1 ст. 263 ТК);
  2. женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ч. 1 ст. 263 ТК).

Что нужно оформить для командировки?

Для оформления командировки надо:

  1. приказ;
  2. задание;
  3. отчет по командировке;
  4. авансовый отчет.

Приказ — распоряжение директора о направлении сотрудника в командировку. В приказе надо указать:

  1. ФИО командируемого работника, его должность (профессию);
  2. наименование структурного подразделения, в котором трудится работник (при его наличии);
  3. место командировки;
  4. срок поездки;
  5. цель поездки.

Приказ должен быть утвержден директором.
В примере ниже указаны места, где нужна подпись.

Задание на командировку (по Беларуси не обязательно) должно описывать цель командировки, т.е. конкретные задачи, которые ставит директор перед сотрудником.

Отчет о командировке составляет сотрудник. Отчет обязателен при командировке за границу. Если командировка по Беларуси, то отчет не обязателен, но директор вправе его запросить. В отчете сотрудник описывает результаты командировки, например: проведены переговоры, заключен контракт, поучаствовал в семинаре и т.д.

Авансовый отчет – отчет о деньгах, потраченных в командировке. Отчет не имеет установленной формы. Как правило, разрабатывается в организации самостоятельно. Его делает сотрудник.

Крайний срок предоставления отчета:

  1. 3 рабочих дня со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), если деньги на командировку выдавались наличными;
  2. 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), если деньги переводились на дебетовую карточку или часть выдавалась наличными, а часть переводилась на дебетовую карточку .

К авансовому отчету нужно приложить:

  1. оригиналы проездных документов, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
  2. оригиналы документов, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы.

Пример авансового отчета:

Важно: документы по командировке надо передать в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за месяцем, в котором была командировка.

Все документы по командировке можем подготовить и мы. Это дополнительная услуга. Стоимость зависит от сложности команидировки.

Какие расходы возмещает организация работнику при командировке?

Суточные — это личные расходы сотрудника в месте командирования. Рассчитываются исходя из установленных норм для государства командирования. При однодневной командировке – 50% от нормы.

Расходы на проезд — это расходы на проезд к месту командирования и обратно. Возмещаются на основании подлинных проездных документов. При покупке билета через Интернет подтверждающие документы — это:

Документ на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета.

Маршрут-квитанция на бумажном носителе, посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона), который подтверждает, что пассажир воспользовался билетом.

Бланк заказа на бумажном носителе, распечатанного при оформлении электронного билета с электронной регистрацией на сайте Белорусской железной дороги.

Пример ЖД билета:

Пример билета на автобус:

Пример электронного билета:

Пример посадочного талона:

Важно: если посадочного талона или электронного билета при перелете нет, надо заказать в компании-перевозчике справку, подтверждающую факт поездки. Справку может заказать только сотрудник, который летал.

Расходы на проживание возмещаются по нормам, которые установленым в государстве, куда отправляют сотрудника. Возместить сотруднику затраты сверх норм организация может только по письменному приказу директора.

При этом нужно, чтобы:

  1. командировка была многодневная;
  2. у сотрудника остались оригиналы документов о расходах на проживание.

При найме жилья у ИП следует учитывать, что, если работник проживал один в двухкомнатной или трехкомнатной квартире, то ему можно возместить соответственно 1/2 или 1/3 часть его расходов.

Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения делятся на 2 вида:

  1. документы, подтверждающие приобритение услуг;
  2. документы, подтверждающие оплату услуг.

К документам, подтверждающим приобретение услуг, относятся:

  1. счет (квитанция), при проживании в гостинице;
  2. договор найма жилого помещения, при проживании в квартире у ИП.

Квитанция (счет) должны содержать (если документ на иностранном языке, должен быть подстрочный перевод):

  1. наименование организации, оказывающей услуги по проживанию;
  2. ФИО командированного сотрудника;
  3. сведения о предоставляемом номере;
  4. срок проживания в гостинице;
  5. цену номера.

Пример счета из гостиницы:

К документам, подтверждающим оплату услуг, относятся:

  1. кассовый чек или квитанция о приеме наличных денежных средств при оплате наличными деньгами;
  2. кассовый чек и карт-чек либо банковская выписка по счету, к которому выдана дебетовая карта, при оплате картой;
  3. карт-чек либо банковская выписка по счету, к которому выдана дебетовая карта, при оплате через интернет-банкинг.

Иные расходы. Помимо суточных, расходов на проезд и проживание, организация может возместить сотруднику и иные расходы:

  1. оплата проезда по платным дорогам;
  2. оплата стоянок автотранспорта;
  3. оплата услуг связи;
  4. оплата завтрака, предоставленного гостиницей;
  5. оплата провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза.

Указанные расходы возмещаются только в случае, если директор в курсе и дал согласие. Для подстраховки можно взять у директора письменное разрешение. Его можно получить как до начала командировки, так и после возвращения. Основанием для возмещения иных расходов являются оригиналы подтверждающих документов (чеков, счетов, квитанций и т.п.).

Если сроки командировки изменились

Порядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках), а гарантии командированным сотрудникам — в главе 24 Трудового кодекса.

Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ)

Ни один из этих документов не устанавливает ни порядок отзыва работника из командировки, ни порядок продления командировки.

Вспомним, какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебную командировку.

Какими документами оформляется командировка

Принимая решение о направлении сотрудника в командировку, работодатель:

  • оформляет служебное задание, в котором указана цель командировки (п. 6 Положения о командировках). Для этого он может использовать форму № Т-10а или форму, разработанную самостоятельно и утвержденную руководителем организации (информация Минфина России № ПЗ-10/2012);

Формы первичных учетных документов организация вправе разработать самостоятельно

С 1 января 2013 года коммерческие организации могут использовать в работе формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Первичные учетные документы должны быть утверждены руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Унифицированные формы № Т-10а, Т-9 и Т-10 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку по форме № Т-9 или самостоятельно разработанной форме;
  • командировочное удостоверение по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме, подтверждающее срок пребывания работника в командировке с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) (п. 7 Положения о командировках);
  • выдает работнику под отчет денежный аванс на командировочные расходы, включая суточные.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения о командировках).

По возвращении из служебной командировки сотрудник в течение трех рабочих дней обязан (п. 26 Положения о командировках):

Унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55

  • представить работодателю авансовый отчет по форме № АО-1 об израсходованных в связи с командировкой суммах или по самостоятельно разработанной форме (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П);
  • произвести окончательный расчет по денежному авансу на командировочные расходы, выданному ему перед отъездом в командировку.

К авансовому отчету работник должен приложить командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения о командировках).

Отчет о выполненной работе оформляется по унифицированной форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или по форме, самостоятельно разработанной организацией

Кроме авансового расчета, ему также нужно представить письменный отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем своего структурного подразделения (п. 26 Положения о командировках).

Документальное оформление изменения срока командировки

Положение о командировках. Порядок отзыва из командировки или продления ее срока может быть установлен в положении о командировках, принятом в организации. В нем, в частности, может быть определено, что при необходимости решение об отзыве сотрудника из командировки (продлении первоначально установленного срока) принимает генеральный директор по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом руководителя организации.

Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.

В случае изменения срока командировки вносить изменения в служебное задание, приказ или командировочное удостоверение не нужно, но придется оформить дополнительные документы.

Приказ руководителя. Поскольку срок командировки указывается в приказе о направлении работника в командировку, логично, что и решение об отзыве из командировки или продлении ее срока будет также оформлено приказом. С этим согласны и специалисты Минфина России (письмо от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74).

Вместо приказа об изменении срока командировки — резолюция

На практике нередко бывает, что перерасчет командировочных расходов бухгалтерия производит на основании командировочного удостоверения с резолюцией руководителя организации, например такой:

— «Разрешаю считать срок командировки 10 дней (вместо 12). 23 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае отзыва из командировки;

— «Срок командировки продлить на четыре дня. 25 апреля 2013 г. П.П. Глостер» — в случае продления командировки.

Приказ об отзыве из командировки или продлении ее срока поможет обосновать возникшие дополнительные расходы и признать их в полной сумме в налоговом учете.

Отзыв из командировки

Отозвать сотрудника из служебной поездки работодатель может в нескольких случаях, например:

  • в связи с досрочным выполнением работником служебного задания;
  • если во время следования работника к месту командирования в выполнении служебного задания отпала необходимость;
  • невозможно выполнить служебное задание по независящим от сотрудника причинам.

Какими документами оформляется отзыв работника из командировки, покажем на примере.

Сотрудник ОАО «Пастораль» ведущий юрисконсульт И.И. Пастушков направлен в служебную командировку в ООО «Астрея» в г. Владивосток для проведения подготовительной работы по заключению контракта. Согласно приказу срок командировки составит 10 рабочих дней — с 15 по 26 апреля 2013 года. 19 апреля он сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что закончит выполнение служебного задания досрочно 22 апреля.

Какие документы нужно оформить для отзыва сотрудника из командировки?

Чтобы отозвать сотрудника из командировки, нужен соответствующий приказ руководителя организации.

Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник

Получив от начальника структурного подразделения служебную записку об отзыве работника из командировки (образец приведен на с. 98), руководитель организации поставит на ней:

— свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ об отзыве И.И. Пастушкова из командировки с 23 апреля 2013 года»;

Образец 1. Образец служебной записки

После этого отдел кадров подготовит приказ от отзыве работника из командировки.

При наличии приказа руководителя организации начальник структурного подразделения, в котором трудится командированный работник, должен сообщить работнику об отзыве из командировки.

С приказом сотрудник будет ознакомлен под роспись по возвращении из командировки.

А причины, по которым он вернулся раньше, работник изложит в отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией и утвержденной ее руководителем.

Унифицированные формы № Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Табель. Если сотрудник вернулся из командировки досрочно, в табеле учета рабочего времени со дня его выхода на работу будет проставляться один из «рабочих» кодов в зависимости от графика его работы, например буквенный код Я или цифровой 01 (продолжительность работы в дневное время).

Перерасчет аванса. На основании приказа об отзыве из командировки бухгалтерия произведет перерасчет суммы денежного аванса на командировочные расходы, выданного работнику перед отъездом в командировку.

Неизрасходованный остаток сотрудник может вернуть в кассу организации, или эта сумма будет удержана из его заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

При выплате заработной платы можно удерживать не более 20% начисленной суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).

Продление срока служебной командировки

По каким причинам может понадобиться продление срока командировки? Командировка может быть продлена, например, в связи с производственной необходимостью, когда:

  • в этом заинтересована принимающая сторона;
  • работодатель поручает командированному сотруднику дополнительный объем работы;
  • — работник не успевает выполнить командировочное задание, в том числе по независящим от него причинам.

Продление возможно и по причине болезни сотрудника, а также в связи с транспортными проблемами (например, опозданием поезда, самолета, отсутствием билетов и т. д.).

Воспользуемся условием примера 1, только теперь накануне окончания командировки 25 апреля И.И. Пастушков сообщил начальнику своего структурного подразделения о том, что для выполнения служебного задания ему необходимо еще четыре дня.

Какие документы нужно оформить для продления командировки?

Как и в случае отзыва из командировки, для продления срока командировки нужен приказ руководителя организации. Он оформляется на основании служебной записки начальника структурного подразделения, где трудится командированный работник. Образец служебной записки смотрите на с. 101.

Получив от начальника структурного подразделения служебную записку, руководитель организации принимает решение и ставит на ней:

— свою отметку «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ о продлении командировки И.И. Пастушкова с 27 по 30 апреля 2013 года»;

Далее отдел кадров подготовит приказ о продлении срока командировки. Образец приказа представлен ниже.

О продлении срока командировки работнику сообщит начальник структурного подразделения, в котором он трудится.

С приказом сотрудник сможет ознакомиться по возвращении из командировки. В отчете о выполненной работе по унифицированной форме № Т-10а или форме, самостоятельно разработанной организацией, он укажет причины, по которым задержался в командировке.

Образец 3. Образец служебной записки

Табель учета рабочего времени. Если сотрудник задержался в командировке, в табеле эти дни будут отмечены буквенным кодом К или цифровым 06 без указания отработанных часов.

Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится с их письменного согласия (ч. 2 ст. 113 ТК РФ)

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле нужно дополнительно отразить буквенным кодом РВ или цифровым кодом 03: К/РВ или 06/03. Указывать количество отработанных часов нужно только в случае, когда работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда России в недавно опубликованном письме от 14.02.2013 № 14-2-291.

Расчет с работником. По возвращении из командировки с сотрудником будет произведен расчет, а именно:

  • выплачены суточные в полном размере (п. 11, 17 и 19 Положения о командировках);
  • возмещены документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 14 и 21 Положения о командировках);
  • выплачен средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 9 Положения о командировках).

Образец 4. Образец приказа

Н.А. Яманова — научный редактор журнала « Зарплата »

Ознакомьтесь так же:  Срок действия вакцины от гриппа